サロン運営を改善!良いスタッフ会議の進め方・ダメな会議の例

エステサロンで行われるスタッフ会議には、日々の朝礼や終礼をはじめ、月例会議やイベントごとの企画会議などがあります。こうした会議はスタッフを拘束したうえで行うものであり、人件費やスタッフの負担を考えると、より効率が良い進行で、よく実りのあるものにしたいところ。効果的なスタッフ会議を開催するために、ポイントをおさえた進め方について考えてみましょう。

エステサロンで行うべきスタッフ会議

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そもそも「会議」とは、何らかの課題について話し合い、最終的な決定を行う時間です。エステサロンがスタッフ会議を行う目的はサロンのあり方を改善し続けることにあり、スタッフやお客様の意見を取り入れながら、今後の運営に関わる課題を解消していくものといえます。日々の業務に追われて忘れがちなサロンの目標を振り返るとともに、スタッフのモチベーションを高める場としても役立つものです。

会議の具体的な内容としては、「経営理念の共有」「営業数値の確認」「問題点の共有」「今日・明日からすべきことの決定」「イベント・キャンペーンなどに関する議論」などがあげられます。より活発な意見交換をおこなうためには、トップダウン形式の会議ではなく、スタッフが積極的に発言できるような環境を作り出すことが大切です。

ダメな会議・良い会議

通常、会議は勤務時間中に行われるものであり、業務の一環としてより質の高い時間になるように工夫したいものです。とはいえ、どんな会議にすればよいのかわからないと感じるオーナーも多いかもしれません。話し合ったことでより良い結果につながる「良い会議」と、ただ時間だけが過ぎてしまう「ダメな会議」にはどんな違いがあるのでしょうか? 

ダメなスタッフ会議にありがちなこと

「時間どおりに終わらない」「脱線ばかりで主題の話し合いができない」「いろいろ話し合ったのに、結論がでない」などは、ダメな会議の典型です。こうした会議の後は、「この会議は本当に必要だったの?」と感じてしまう方も多いはず。

こうしたダメ会議を開催してしまう理由のひとつに、「会議のゴールが設定されていない」ことが挙げられます。会議を開催した目的とゴールがあいまいになっていると、せっかくスタッフが集まったとしても、何を提案すればよいのかがわからず、脱線しがちです。

また、議論を行うはずの会議が、一方的な決定事項の伝達の場になっている場合もあります。トップダウンの会議ではスタッフも受身になりがちです。他にも、スタッフから意見が出たとしても、立場が上の人や声の大きい人が主導権を握ってしまい、既定路線でしか進行できないといったケースも見られます。

良いスタッフ会議に必要な要素

一方で、良い会議とは、目的に沿った進行が行われ、次の行動につながる項目が時間内に決定されるものといえるでしょう。

共通のテーマについて、お互いの情報や意見を交換し、時間内で共有・合意するプロセスが大切であり、時間内に結論を出す「効率性」、全員が本音で話すことができる「開放性」、互いのノウハウの共有や今までと異なる意見やアイデアにより、より良いサービスが生まれる「創造性」が求められます。

会議にスタッフが主体的に参加し、良い結果に導くことができるようになれば、決定事項に対してスタッフ全員が責任をもって実践するサイクルができるでしょう。

スタッフ会議の進め方

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良い会議を行うためには、事前の準備がとても大切です。会議前に行う事前準備から、会議中に意識したいこと、また、会議後の実践プランなど、それぞれの段取りを決めておくとよいでしょう。以下、「会議前」「会議中」「会議後」の3つに分けて、注意したいポイントをまとめました。

・会議前に確認しておきたいこと

会議前には、会議の目的とゴールを設定し、議題や結論を出すまでのタイムスケジュールなどを決めておきましょう。場合によっては、あらかじめスタッフへ議題を告知し、事前課題を用意する必要があるかもしれません。タイムスケジュールを立てることで、時間内で集中して会議を行うことができるようになります。

・会議中の注意点

会議が始まったらスタッフ全員に向けて会議を行う目的を提示し、進行のルールを伝えます。ルールといっても決まりはなく、会議を活性化するために設けた目標のようなもので構いません。たとえば、「一人1回以上意見を述べる」といった内容でも良いでしょう。

加えて、議長が率先して話しやすい雰囲気を作ることも大切です。一部の意見に偏らないように、「他の人の意見も聞いてみましょう」「正解はないので、思いついたアイデアをどんどん発言してみてください」といった誘導を行います。

意見が集まったら、最後に目的に沿った結論付けを行ってみましょう。広がりすぎた意見や対立する意見などを整理し、メリット・デメリットの確認などをします。最終的に多くの人が納得できる結論に導きましょう。

・会議後に行いたいこと

会議後には、必ず振り返りを行うことが重要です。会議を行う目的が達成されたのか、ゴールとなる結論が得られたのかを確認しましょう。加えて、決定事項の確認とスタッフへのフォローアップを行います。

決定したことについて納得できないスタッフがいれば、しっかり意見を聞き、全員が納得できるようなフォローを行う必要があります。また、決定事項に対して、いつまでに何をするといった具体的なプランを提示し、共有することも大切です。議事録を作成することで、課題の漏れを防ぐことにつながり、次回の課題が明確になります。

スタッフが主体的に参加できる会議は、参加者全員の満足度も高くなり、スタッフの意欲向上にもつながります。たとえ議長であっても、オーナーは意見を押しつけすぎず、スタッフの意見を引き出すような発言を心がけましょう。

スタッフ会議でよりよいサロンづくりを目指そう

限られた時間内で、生産性の高いスタッフ会議を実現するためには、目的とゴールを明確にし、意見を出しやすい環境を整えるのがポイントです。スタッフ会議は、サロンをより良いものにするための未来への投資と考え、会議にかかるコストを考慮するだけでなく、スタッフのやる気を引き出すような会議となるように意識してみましょう。

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