エステサロンの在庫管理 実際の数量とのズレを防ぐためには?

エステサロンには販売用商品をはじめ、施術に使用するさまざまな製品の在庫があります。多くの商品を扱えば扱うほど、在庫の管理は難しくなります。きちんと管理しているつもりでも、在庫管理表に記載された数量と実際の数量にズレがあることは実は珍しくありません。今回は、在庫管理について見直し、数量のズレを防ぐ方法を考えてみましょう。

在庫と在庫管理

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エステサロンが抱える商品には、お客様に販売する化粧品や美容機器、サプリメント類、施術で使用するジェルやクリームなどがあり、販売や使用までに一時的に保管している状態にあるのが「在庫」です。

こうした在庫を管理する主な目的は、保管している商品を適正な数量に保つことにあります。在庫数が適正であれば、商品に欠品が生じて販売の機会を逃したり、過剰な在庫で売れ残りや期限切れが生じたりすることを防ぐことができます。サロンオーナーとしては、日々の売り上げに関わるものとして必ずチェックしたいところです。

在庫管理の方法は、サロンによってさまざまです。伝票や手書きを用いた紙ベースの在庫管理表を使用するところもあれば、パソコンを使ってシステム化しているところもあります。お客様向けの商品に関してはPOSシステム(POS=「Point of sales」の略。販売計画や在庫管理を行うための、販売時点情報管理システム。)を通してチェックしているかもしれません。

管理方法は、サロンの規模に合わせて選択肢が広がるものの、どんな方法であってもズレが発生してしまう可能性があるのが残念なところ。コストがかかる商品の管理だからこそ、ルーズにすることなく徹底したいものです。在庫のズレを解消するためにはどうすればよいのか、まずはズレが生じる原因と対策について理解しておきましょう。

実際の在庫とのズレの原因と対策

在庫数が合わなくなってしまう原因として、スタッフによる伝票のつけ忘れや数量間違い、あるいはシステムへの入力し忘れや入力ミス、数え間違いなどがあります。忙しい接客中の出庫入力はあと回しになりがちであり、慌てて記載ミスを起こすことも少なくありません。そうしたミスをできるだけ減らすために、以下のような在庫の管理方法を徹底してみましょう。

出入庫のルールを明確に

在庫管理において、まずは入荷時の数量チェックをきちんと行うことが大切なポイントです。商品が入荷したとき内容を確認せずに、そのまますぐに商品を所定の棚に並べているサロンは要注意。基本的なことですが、入庫の際に商品の状態と個数を確認する作業から徹底してみましょう。注文数と数が合わない場合はもちろん、商品に欠陥があると、最初のチェックを怠ることで在庫のズレを生むだけでなく、運営資金の無駄遣いを起こす可能性があります。

一方で出庫の際に注意したいのが、業務で使用する商品の数え方です。お客様へ販売した場合には、売り上げとしても計上され、会計と同時に在庫数量が計算できるため、確認しやすいといえます。しかし、施術で使う商品の場合、在庫棚から降ろしてもすぐに使うとは限りません。また、在庫管理表に記入するタイミングとして、商品を開封した際なのか、使い切ったときなのかによって、カウントの方法が変わります。スタッフが直接在庫管理表に記載する場合には、前もってルールを明確にしておかないとズレのもとになります。

在庫管理を担当するスタッフが決められている場合でも、入出庫のやり方については分かりやすいマニュアルを作成しておくと便利です。担当者が不在であっても、適切に在庫管理が行えるようにしておきましょう。

在庫管理表は複雑すぎないこと

在庫管理表は、ひと目で商品の種類や数量が分かるように設定するのが基本です。日付や記入者名といった管理に必要な情報もありますが、そのほかの細かい情報を求めすぎると記入者に負担が掛かり、チェックにも時間が掛かってしまいます。複雑すぎる在庫管理表は入力が面倒になり、あと回しの末、忘れてしまうことにもつながりかねません。チェックポイントが多すぎると、かえってミスを発見するのが困難になり、ズレが起きた原因にも気づきにくくなってしまうのです。

在庫管理表の基本は「何の商品が、いくつ動いたか」を見ることであり、日誌とは異なります。在庫管理表は、誰でも簡単に確認できることがとても大切であることを覚えておきましょう。

在庫の置き場所が複数の場合には「どこ」の情報も

在庫管理すべきアイテムが多い場合、置き場を数カ所に分けているサロンもあるかもしれません。スタッフルーム内の在庫棚のほか、店頭、施術室……と複数に分かれている場合には、それぞれの場所ごとに再度在庫管理を行うことで、ズレを起こしにくくする対応策となります。複数の在庫管理表ではかえって分かりづらいと感じるのであれば、主となる在庫管理表に「どこに入庫」「どこへ出庫」という項目を加える必要があります。

また、スタッフに対しては、商品を動かす際にも在庫管理に大きく影響することを伝え、商品は本来の置き場所に置くように徹底させましょう。

ズレの発見と対策に欠かせない「棚卸し」

在庫管理において、実際の数量を確認する「棚卸し」は定期的に行っておきたい作業です。頻度はサロンによって異なりますが、月に1回程度、定休日や閉店後に行うところが多いようです。

定期的にすべての商品をチェックすることはとても大切なのですが、できるだけ普段からズレを起こさないようにするために有効なのは、在庫を毎日チェックするという「日次棚卸し」の習慣です。その日に動いた商品をチェックするだけなので、営業終了後でも短時間の作業で終了できます。在庫数を毎日確認できるのでズレが発生しにくく、ズレが発生していたとしても原因を推測しやすく、対策も立てやすいでしょう。もちろん、無駄な在庫、期限切れの在庫についてもチェックしやすいので、在庫による損失を抑えるためにも役に立ちます。

在庫管理は戦略を立てるためにも重要

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サロンのなかには、棚卸しは年に1回で、普段は在庫数を正確に把握していないというところもあるようです。しかし、在庫管理をきちんと行うと、今現在の売れ筋商品や人気が落ちた商品などを把握することができるので、販売戦略が立てやすくなります。業務で使用する分についても、どのようなタイプの施術が人気なのか押さえつつ、より適正な在庫数を確保しましょう。

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