エステサロンでの顧客管理はどうする?お客様の大切な個人情報を守るために気をつけたいこと

エステサロンは、お客様の情報を得たうえで、施術を行うもの。そのあとの案内を送る際にも、顧客管理は欠かせません。お客様にご迷惑をおかけしないよう、受け取った個人情報は慎重に扱わなければいけません。顧客管理に対する姿勢を見直しながら、お客様の個人情報を扱うために注意したいポイントをお伝えします。

個人情報の利用目的と使用範囲を明確に表示

エステサロンには、お客様の住所や電話番号といった個人情報はもちろん、提供するサービスによっては、身長、体重、身体的特徴など他人に知られたくないセンシティブな内容の情報が集まります。個人情報を提供いただく際には、その目的と利用範囲、第三者への開示について明確に表示する必要があります。

一方で、そうした情報を文章にすることで、かえって不安感を与えてしまう場合もあります。エステサロンによっては、数ページにも渡る書類を確認してもらい、同意欄にサインをしてもらうところがあるかもしれません。しかし、内容が多ければ多いほど、短時間で読むのは難しく、お客様が把握できないまま同意することもあり得ます。内容はできるだけ簡潔にし、どんな内容が書かれているかについてカウンセリング前にしっかり伝えることも大切です。また、個人情報を削除する方法についても併せて伝えるのを忘れないようにしましょう。

何か問題があった場合に相談できる、個人情報相談窓口について記載するのも安心材料となります。

顧客管理ソフトを活用する

お客様の情報を管理する際に、手書きのお客様シートをあちこちに置くのは好ましくありません。複数の書類を利用することで、情報管理のリスクが高まっってしまうからです。そこで、活用したいのが顧客管理ソフト。顧客管理を一元化することで、経営者はもちろん、スタッフの情報管理も徹底しやすくなります。

特別なソフトを購入しなくても、レンタルで利用できる顧客管理ソフトもあり、導入コストを抑えて試すことも可能です。スタッフごとに個人情報を閲覧できる範囲が制限できる機能を持つソフトもあり、情報漏れを防ぐことができます。

情報にアクセスできる人を制限する

顧客管理で最も注意したいのが、大人数で情報を共有する場合です。お客様の情報をデータベース化しても、担当するスタッフが変わるたびにすべての情報が開かれてしまっては意味がありません。スタッフが信頼できることが前提ですが、同時に、個人情報にアクセスできる人を制限しておけば、オーナーとしても安心できます。個人情報を入力する人を限定したり、オーナーや店長のみがアクセスできるようにするといった工夫も考えてみましょう。

個人情報を閲覧する必要のないスタッフが、安易にアクセスできないようにすることで、人的エラーによる個人情報流出といった事故リスクが減らせるのではないでしょうか。

信用できるサロンを目指そう

個人情報が、表示された目的以外のことで使われたり、商用目的の業者へ渡っていたりすれば、エステサロンの信用はガタ落ちです。お客様が不快な思いをするだけでなく、エステサロンの継続も危うくなります。

実際に大手エステサロンで実施されたアンケート結果が第三者にアクセスされたことで訴訟問題になり、損害賠償に発展した事例もあります。このようなことが一度でも起こると、お客様は二度と戻ってきてくれません。個人情報が流出した場合の責任はかなり大きいもの。信用できるサロンになるために、お客様の個人情報の取り扱いに十分注意するようにしましょう。

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